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档案智能化管理系统

鼎创恒 达档案智能化管理系统是基于物联网、RFID技术、数据采集技术、云计算 的一体化库存综合管理平台。

1.  系统概述

鼎创恒 达档案智能化管理系统是基于物联网、RFID技术、数据采集技术、云计算 的一体化库存综合管理平台。

系统提 供标准档案管理流程操作,涉及从档案的存储、查询、防盗、检索、借阅、归还等成体系的操作,并对档 案材料非授权带出、非法查阅、存放超期、档案室 环境异常等状况提供语音声光报警、图像抓拍等多种手段。从企业全局来讲,将原本 分散的档案管理操作,进行了有效的整合,规范了管理,明确了岗位职责,更提高了工作效率。实现档 案业务办理的数字化、自动化、智能化与高效化。

2.  系统组成图



系统组成图

3.  功能介绍

本系统 由鼎创恒 达档案智能化管理系统与RFID档案智能化管理系统(手持端)两部分构成。

3.1   鼎创恒 达档案智能化管理系统

档案智能化管理系统

      O  实时监控报警

实时对 档案柜内档案进行监控,在系统 中建立图形化档案柜界面,进而实 现了档案的实时定位,并对出入柜档案、时间进行实时记录;另外系 统具备报警功能,当档案 在未授权状态下被拿出或档案室温湿度超标时,系统会 自动进行对应的声光报警。

O  远程盘点

可利用 系统远程对档案柜中档案根据种类、位置等 信息进行盘点管理,通过网 络将与档案盒关联的RFID标签数 据传输到后台系统中核对,核对后 的盘点结果实时上传系统数据库,形成对 应的盘点统计表单以供查询。

O  门禁管理

对出入档案室档案、人员进行授权,对其出 入档案室状况进行实时监控,实现出入图像抓拍,并对非 法出入状况进行声光、语音报警。

O  档案借阅

实现档案借阅/归还登记,并通过 系统对档案借阅人员进行有效的借档引导,另外对需归还的档案,系统根 据借出日期计算自动进行档案催归提醒;

O  待办任务提醒

        对于未审批、未执行的单据,系统智能提醒,提示相 关人员及时处理。

       O  可视化查询

管理人 员可以通过系统平面图对档案室内档案信息、位置、状况等,进行可 视化的系统查询。

      O  基础信息

用于对 档案室相关管理信息的数据管理,实现信息的增加、修改、删除与查询操作。

3.2   RFID档案智能化管理系统

 

手持移 动终端档案管理系统

系统可通过RFID手持移动终端与wifi网络进 行实时数据通信,实现系 统数据上传与下载。

O  档案盘点

系统使 用电脑端远程盘点的同时,也可使 用手持移动终端对档案进行盘点,管理人 员可通过手持移动终端自由设置盘点方式,对指定 位置或部门的资产进行盘点操作,通过wifi实时上传盘点结果;也可根 据事先设定的查询条件产生盘点任务表下载到手持移动终端,根据此 表进行盘点作业;另外当 不能使用网络情况下管理人员可利用手持移动终端进行盘点记录后,再将盘 点结果上传管理中心进行盘点比对。

O  查询管理

使用手 持移动终端扫描与档案绑定的RFID标签后,将档案 的基本信息显示在手持移动终端。可根据 客户需求查询出档案信息、档案使 用情况或档案当前使用状态等信息。








 鼎创恒 达档案智能化管理系统主要包括实时监控报警、远程盘点、可视化管理、基础信息等。可根据需求定制。


O   系统利用RFID技术实 现了远程档案管理,更加安全、准确、实时的 监管档案柜中的档案;

O   通过可 视化的图形界面形成详细的档案柜档案存放位置分布图,使档案 查找更加快捷简易;

O  用户无 需到现场手动盘点档案,本系统利用RFID技术,通过网 络通讯实时对档案柜中档案进行远程盘点,节省人 工的同时确保了盘点的准确性。

O  采用wifi技术与RFID手持终 端数据实时同步,实现对 档案的位置变更、查找等功能;

O  系统具 有档案自动出入安全管理、智能环境监测管理、自动图像采集、语音声 光报警等多种安全管理功能,有效的 保障了档案安全;

O   系统提 供多种灵活的第三方接口,与第三 方应用系统无缝连接。






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